1.   การส่งหนังสือราชการในระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) เพื่อการตรวจสอบ ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้

       1.1    จัดส่งหนังสือราชการในรูปแบบ e-form เต็มรูปแบบ (แบบไม่มี paper) ให้ดำเนินการตามขั้นตอนปกติ

       1.2    จัดส่งหนังสือราชการในรูปแบบ paper (อย่างเดียว) หากออกเลขและส่งในระบบฯ แล้ว  แต่ยังไม่ได้ส่ง paper โดยทิ้งระยะเวลาห่างกันเกิน 2 ชม. ฝ่ายสารบรรณจะตีกลับหนังสือคืนกอง/สำนัก (เนื่องจากในระบบจะมีการแจ้งเวลาทำให้เสมือนมีความล่าช้าในการเปิดตรวจหนังสือ) 

       1.3   จัดส่งหนังสือราชการในรูปแบบ e-form + paper จะต้องส่ง paper ควบคู่กับระบบฯ และจะต้องระบุรายละเอียดในช่องหมายเหตุว่า “e-form + paper” เพื่อให้ผู้ตรวจทราบว่าเป็นรูปแบบใด หากทิ้งระยะเวลาห่างกันเกิน 2 ชั่วโมง ฝ่ายสารบรรณจะตีกลับหนังสือคืนกอง/สำนัก (เนื่องจากการส่งเอกสาร paper ให้ตรวจสอบช้าเกิน 2 ชม แต่ในระบบจะมีการแจ้งเวลาทำให้เสมือนมีความล่าช้าในการตรวจ paper และการเปิดตรวจหนังสือในระบบ)

ในการนี้ ให้จัดส่งหนังสือราชการในระบบฯ โปรดคลิกเลือก สำนักงานเลขานุการกรม(สลก.) และคลิกเลือก รับหนังสือกอง/สำนัก เพราะเป็นกล่องสำหรับรับหนังสือเพื่อตรวจหากส่งผิดกล่องจะไม่ได้รับการตรวจหนังสือและจะเกิดความล่าช้า หากมีการจัดส่งหนังสือราชการหลังเวลา 15.30 น. ฝ่ายสารบรรณจะดำเนินการในวันทำการถัดไป

2. การออกเลขที่หนังสือภายนอก/คำสั่ง ในระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) หากเป็นเรื่องเร่งด่วนที่ต้องออกภายในวันที่กำหนด ให้ประสานเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบงานออกเลขที่หนังสือภายนอก ก่อนเวลา 15.30 น. ทั้งนี้ หากเป็นเรื่องเร่งด่วนหลังเวลา 15.30 น. ให้ประสานเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบงานตรวจหนังสือ และงานออกเลขที่หนังสือภายนอกเพื่อเดินเรื่อง โดยกอง/สำนัก จะต้องมอบหมายให้เจ้าหน้าที่เดินเรื่องตามขั้นตอนของระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) จนครบกระบวนการตั้งแต่ออกเลขจากกอง/สำนัก จนเสร็จสิ้นขั้นตอนการออกเลขที่หนังสือภายนอก